IL CAMBIO DI AMMINISTRATORE.

Nel corso dell’esistenza di un Condominio accade per varie ragioni che l’Amministratore concluda il suo incarico. Tale circostanza può avvenire per la naturale scadenza del mandato dell’Amministratore, per le sue stesse dimissioni, oppure per revoca assembleare o revoca giudiziale.
Quando ciò avviene il Condominio nomina un nuovo Amministratore il quale subentrerà al precedente secondo una ben precisa normativa e prassi.

Una transizione critica.

Per il Condominio, inteso come ente di gestione, questa fase va di certo considerata come uno dei momenti più critici della sua esistenza. Succede infatti che l’Amministratore cessato dall’incarico non abbia più i poteri di rappresentanza, che invece ha acquisito con la nomina quello entrante, mentre quest’ultimo non disponga ancora dei poteri operativi, perché privo di qualsiasi strumento utile a gestire il Condominio, determinando così un periodo di “interregno” molto delicato per la vita condominiale.

Gli strumenti utili alla gestione sono rappresentati da tutti quei documenti condominiali di natura contabile, bancaria, fiscale, giuridica, assicurativa, contrattuale e regolamentare che dovranno essere trasferiti dall’Amministratore uscente all’Amministratore entrante attraverso il cosiddetto “Passaggio di Consegne”.

L’obbligo del passaggio.

Il “Passaggio di Consegne”, secondo quanto stabilito dall’ottavo comma dell’art. 1129 c.c.,  è quindi l’atto tra amministratori attraverso il quale colui che cede il Condominio deve obbligatoriamente consegnare tutta la documentazione e il materiale afferente al Condominio a colui che subentra.

Si tratta appunto di un “obbligazione”, quindi di un rapporto giuridico derivante anche dal contratto di mandato e dalla sua piena esecuzione, dove è possibile rintracciare un “debitore”, cioè colui che deve eseguire la prestazione, ed un “creditore” cioè colui che ha diritto a riceverla. Il debitore è l’Amministratore uscente mentre il creditore è il Condominio nella persona del suo rappresentante legale cioè l’Amministratore entrante.

I tempi per effettuare il passaggio.

Appare ovvio che tale consegna documentale non può avvenire istantaneamente ma in tempi adeguati alla mole ed importanza dell’archivio, ma pur sempre nel più breve tempo possibile. La più rapida esecuzione del passaggio infatti è interesse di entrambi i soggetti coinvolti perché chi esce ha interesse a sollevarsi dalle responsabilità di possedere l’operatività fattuale ma non più legittimata dalla rappresentanza legale, mentre chi entra ha interesse ad assumere i pieni poteri per poter ottemperare alle responsabilità che la rappresentanza legale comunque comporta. In tal senso quindi un passaggio eseguito in tempi brevi consente all’Amministratore uscente di non essere poi accusato di aver ostacolato la continuità gestionale e di aver prodotto, per questo, danno al Condominio.

La “prorogatio imperii” senza compenso.

Le disposizioni codicistiche stabiliscono e delineano in modo netto che l’Amministratore cessato dal suo incarico sia soggetto all’istituto della “prorogatio imperii” cioè alla obbligatoria prosecuzione del mandato nel quale compiere tutti gli atti ordinari ed urgenti utili ad evitare pregiudizi al condominio, nell’ottica di garantirne la continuità gestionale almeno fino al perfezionamento del “Passaggio di Consegne”. Ciò ovviamente comporta per l’Amministratore cessato un onere di cui liberarsi rapidamente anche perché sempre l’articolo 1129 all’ottavo comma prevede che l’attività gestionale in “prorogatio imperii” e la predisposizione dei documenti per adempiere al passaggio non possa essere per l’Amministratore cessato oggetto di alcun ulteriore compenso.

Le modalità del passaggio.

Quindi il “debitore”, ossia l’Amministratore uscente, predispone tutta la documentazione condominiale da consegnare al “creditore”, ossia l’Amministratore entrante, concordando con questo data e luogo dell’espletamento di tale obbligazione. Il Passaggio di Consegne si adempie quindi attraverso l’incontro dei due soggetti interessati e per prassi a tutela di entrambi, anche se non espressamente richiesto da alcuna norma, si redige il cosiddetto “Verbale di Passaggio di Consegne”, documento assolutamente indispensabile nel quale si elencano nel modo più dettagliato possibile i documenti oggetto del passaggio.

I documenti del passaggio.

Possiamo allora elencare quali siano i principali documenti che devono essere trasferiti nel passaggio, elenco necessariamente generico e non esaustivo:

  • Regolamento del Condominio e Tabelle millesimali
  • Registro dei Verbali di Assemblea
  • Registro di Anagrafe Condominiale
  • Registro di nomina e revoca dell’Amministratore
  • Codice Fiscale del Condominio e Documentazione Fiscale
  • Documentazione Urbanistica e Catastale del Condominio
  • Documentazione tecnica degli impianti e loro certificazione
  • Contratti di Appalto e di Assicurazione
  • Registro di Contabilità, Documentazione Contabile e Bancaria
  • Bilanci e Rendiconti
  • Cassa contanti
  • Saldo del conto corrente

L’inadempienza dell’Amministratore uscente.

Può comunque accadere che l’Amministratore cessato resti in parte o in tutto inadempiente a tale obbligo ed in tal caso la dottrina e la giurisprudenza non hanno dubbi sulle responsabilità di questi che possono essere di tipo penale oltre che civile.Si procede quindi dalla semplice diffida e costituzione in mora dell’Amministratore cessato per un illogico ed intollerabile ritardo nella consegna, ad una azione legale per il recupero della documentazione condominiale con strumenti giuridici più mirati per i quali una consolidata giurisprudenza assegna all’Amministratore in carica la facoltà di adire senza preventiva autorizzazione dell’Assemblea.

 

 

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