RISERVATEZZA E TRASPARENZA.

Il Condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune ed il diritto alla riservatezza di ciascuno. Il Garante per la protezione dei Dati Personali, istituito con l’emanazione del Codice della Privacy (decreto legislativo n.196/2003) ed il successivo adeguamento al General Data Protection Regulation (GDPR) emanato dall’Unione Europea nel 2016 e recepito dal decreto legislativo 101/2018, ha dettato le fondamentali linee guida utili all’osservanza della Privacy nel Condominio. L’argomento, nei suoi molteplici aspetti, in realtà appare abbastanza complesso e di difficile comprensione se non si è adeguatamente preparati ad un linguaggio tecnico-giuridico ma, in questa sede, si indicheranno sommariamente gli aspetti più importanti e frequenti da affrontare nella pratica professionale dell’Amministratore e nella vita del Condominio e dei condomini.

I principali ruoli nella Privacy: il Titolare ed il Responsabile

Il Condominio, ossia la compagine che origina l’ente di gestione in tal modo indicato, rappresenta il cosiddetto “Titolare del Trattamento” che vede i singoli condomini contitolari degli stessi diritti e doveri. Il “Titolare del Trattamento” è il soggetto che assume le decisioni relative alle finalità del trattamento dei dati e svolge funzioni di controllo verso il Responsabile del Trattamento. Il “Responsabile del Trattamento” è la persona fisica o giuridica che tratta dati personali per conto del Titolare del Trattamento. In ambito condominiale è l’Amministratore nominato in sede di Assemblea.

La delibera assembleare che nomina l’Amministratore include quindi tacitamente che quest’ultimo sia individuato anche come “Responsabile del Trattamento” a meno che il Titolare del Trattamento, nella necessità di assicurarsi maggiori competenze tecniche ed organizzative, non stabilisca di nominare come Responsabile un soggetto diverso dall’Amministratore, attraverso un regolare e specifico contratto, .

La Privacy e l’Amministratore.

Con le regole aggiornate al GDPR l’Amministratore da un lato acquisisce maggiori responsabilità, dall’altro aumenta il suo raggio d’azione e la sua autonomia. L’Amministratore infatti ha l’obbligo di trattare i dati di cui viene in possesso secondo liceità, correttezza e trasparenza ma è questi a decidere in che modo organizzare il trattamento dei dati, avendo cura di garantire la massima sicurezza delle informazioni e prevenendo perdite, distruzioni, furti o danni accidentali dei dati stessi. A tale scopo l’Amministratore, può scegliere di affidarsi a società di consulenza e servizi specializzate nel settore per adempiere e meglio garantire quanto stabilito dal GDPR.

Obblighi e facoltà dell’Amministratore.

Considerato che i dati necessari all’Amministratore per esercitare la gestione del Condominio possono essere eventualmente riferibili a terzi, ossia a soggetti fisici o giuridici che non siano l’interessato (il condomino-proprietario a cui si riferiscono i dati) o il Titolare (il Condominio) o il Responsabile (l’Amministratore), i condomini devono essere regolarmente informati sugli scopi e sulle modalità di trattamento dei dati e sugli altri diritti a loro riconosciuti dal Codice della Privacy attraverso la “Informativa sulla Privacy”.

L’Amministratore non è tenuto ad ottenere il consenso per la tenuta dei dati relativi ai condomini necessari all’espletamento del suo mandato, che sono quelli previsti negli articoli 1129 e 1130 del codice civile, ma ha necessità di ottenere il consenso qualora utilizzi i dati personali dei condomini per attività che esulino dalla gestione diretta del Condominio. Dati anagrafici, indirizzi di residenza, codici fiscali, quote di proprietà fiscali e quote millesimali sono dati che l’Amministratore può utilizzare legittimamente senza specifico consenso mentre sono oggetto di espresso consenso dell’interessato l’acquisizione e l’utilizzo di numeri telefonici o indirizzi email a meno che tali informazioni non siano già presenti su elenchi pubblici o profili social. Non è invece consentita né la conoscenza né tanto meno l’utilizzo di dati quali quelli riferibili allo stato civile, religioso, sanitario o di orientamento sessuale.

L’Amministratore, rispetto agli obblighi di tenuta del registro anagrafico, nel caso in cui i dati necessari alla gestione condominiale gli siano negati dagli interessati oppure da questi forniti in modo parziale o ancora quando tali dati non siano aggiornati, ha l’obbligo di recuperarli presso gli uffici competenti con addebito dei costi sui singoli condomini inadempienti.

La Privacy e l’Assemblea.

In determinati casi possono partecipare all’Assemblea anche soggetti diversi dagli aventi diritto quali sono ovviamente i proprietari, i nudi proprietari e gli usufruttuari. Ciò avviene ad esempio quando alla riunione siano invitati i tecnici della ditta che potrebbe aggiudicarsi l’appalto dei lavori straordinari o i professionisti che su richiesta dei condomini e dell’Amministratore devono illustrare e relazionare su temi specifici. Tali soggetti però una volta terminati i loro interventi devono allontanarsi.

La registrazione audio o video dell’Assemblea è possibile solo nel caso in cui, previo consenso informato, sussista l’unanimità favorevole dei partecipanti (compreso l’Amministratore e gli eventuali consulenti tecnici invitati).

La Privacy e la videosorveglianza.

Nel caso in cui, per motivi di sicurezza e tutela del patrimonio comune e privato, il Condominio decida per l’installazione di un impianto di videosorveglianza, l’Amministratore deve segnalare la presenza di questo e delle videocamere con cartelli ben visibili. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti. I dati raccolti devono essere protetti (DVR in luogo sicuro e protetto da password) con preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (Titolare, Responsabile o Incaricato del trattamento) e le immagini registrate possono essere conservate per un tempo massimo di 48 ore trascorse le quali devono essere cancellate. Attualmente secondo la giurisprudenza anche i videocitofoni di ultima generazione, capaci di registrare e memorizzare le immagini, sono assimilabili ad un sistema di videosorveglianza condominiale per cui valgono gli stessi principi e doveri appena indicati.

Il Codice della privacy non si applica invece quando la videosorveglianza viene fatta da persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non vengono sistematicamente comunicate e diffuse, salvo però che le videocamere non interferiscano nella vita privata dei propri vicini o di altri soggetti (a tale proposito rammentare che il pianerottolo non è “privata dimora”).

La bacheca ed il sito web condominiale.

Nell’ambito della gestione condominiale l’uso della bacheca, sia essa materiale o virtuale, rappresenta una comune pratica utile a comunicare informazioni di carattere generale e mai deve essere utilizzata per comunicazioni riferibili ai singoli. Attualmente la funzione della bacheca condominiale appare sempre più integrata all’interno di un servizio che possiamo genericamente indicare come “Condominio Digitale”. La normativa attuale infatti prevede che i condomini possano richiedere all’Amministratore, attraverso un’apposita delibera assembleare, l’attivazione di un sito internet del Condominio nel quale rendere accessibili i documenti che potranno avere carattere di interesse generale (Regolamento, Bilanci, Verbali, Avvisi) o di interesse personale (Posizioni Contabili). In tal caso solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali attraverso una procedura di autenticazione tramite password individuale, che consenta appunto l’accesso a tali documenti digitali.

I costi di attivazione e di gestione di tale servizio sono posti a carico dei condomini anche se spesso il solo costo dell’attivazione del sito è già offerto dall’Amministratore quando questi, possedendo già un proprio sito-web, ospiti tali funzioni digitali sul suo.

La trasparenza nel condominio.

Il condomino oltre ad avere il diritto di conoscere le informazioni che lo riguardano ha diritto di conoscere anche le spese e gli inadempimenti degli altri condomini ma non può appellarsi al cosiddetto “diritto di accesso” per consultare informazioni riferibili all’intera compagine condominiale. L’ipotesi più ricorrente è rappresentata ad esempio dalla locazione ad un soggetto terzo dell’alloggio dell’ex portiere: tale contratto di affitto è nella disponibilità dell’Amministratore e riguardando l’intera compagine, il condomino non può vantare il diritto di accesso per conoscerne i dettagli.

L’inquilino (affittuario, locatore, conduttore) può esercitare il “diritto di accesso” ai propri dati personali ma non può chiedere l’accesso ai dati sulla gestione del Condominio.

Qualunque interessato ha altresì diritto all’accesso ai propri dati al fine dell’aggiornamento, della rettificazione od integrazione ed al “diritto all’oblio” quando tali dati non siano più necessari alle finalità per cui sono stati raccolti.

 

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